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知识产权律师民事诉讼业务电子文档管理要点

知识产权律师民事诉讼业务电子文档管理要点

文/王晶律师 南京知识律师事务所

在开始这篇文章之前,首先要回答两个必须要直面的问题,如果答案是否定的,那么这篇文章显然没有存在的必要,第一个问题,知识产权律师民事诉讼业务电子文档需不需要进行管理,第二个问题,如果需要管理,那么规范化有没有存在的必要。

第一个问题,答案是否定的肯定只有两类人,一类人是刚入行的新人,诉讼案件较少,由此形成的民事诉讼业务电子文档较少,没有管理的需求,另一类人就是大律师,助理无数,有人替他管理,而我们大部分律师都是介于这两者之间,诉讼案件数量说多也不多,说少也不少,打开电脑,电子文档貌似还挺多,没有助理或助理就一个,很多事情还得亲力亲为,那么针对这部分律师,答案是肯定,我的这篇文章主要也是为这类律师而写。

不过,可能还有律师会作否定回答:比如可以通过律师管理软件对电子文档进行管理,但是再好的律师管理软件都没法做到和你实际工作完全的匹配,要么简单无法使用,要么复杂降低效率,都是不足以担任诉讼业务电子文档管理的重任,诉讼业务电子文档管理的重任还是得靠律师本人结合自己工作的实际情况完成。

第二个问题,律师的规范化体现在很多方面,相对于电子文档的管理而言,规范化的好处在于:形成良好的电子文档管理习惯,方便查找案件相关材料,有利于加深对民事诉讼业务的认知,更重要的是节省了时间,便于后期档案的装卷。显然,这个问题,无论是新人律师,大律师,还是介于两者的普通律师,回答都是肯定的,那么我可以接着往下写了。

本文的题目叫《知识产权律师民事诉讼业务电子文档管理规范》,其他业务领域的律师也可以借鉴学习,但是知识产权律师经常遇到的批量维权案件所产生的电子文档管理(权利相同,侵权事实和侵权主体不同,案件诉讼大于等于三件以上的批量案件),本文显然会做重点的介绍。

在我刚入行的那一年,为了更好地对电脑中的文件进行管理,我曾经费尽心思搞了一套《诉讼文件命名及管理规范》,并在我们所的例行培训中做了介绍且试图推广,但是这套规范由于命名极其复杂并且在电脑所设文件夹过多,导致过多的时间花在电子文档的管理上,等到我案子多起来之后,发现已经很难执行下去,最后被我自己所摒弃了,但保留了命名规则的精华部分,这个精华部分我也后文也会重点介绍。

如果大家没有忘记的话,前段时间我在无讼阅读发了一篇文章叫《关于民事诉讼案件资料整理、装订的若干思考》,引起很多律师的共鸣,如果那篇文章重点针对纸质资料的话,那么本文则是重点针对电子资料,尤其是知识产权律师民事诉讼业务中产生的电子资料,并且本文跟前述文章有一个结合点,就是电子文档和纸质资料的相互转化,电子文档的管理规范化既是为了提高律师的工作效率,也是为了便于后期转化为纸质资料而进行存档管理。

一、必要的解释和说明

所谓民事诉讼业务电子文档,是指律师在代理民事诉讼案件的过程中以数字化形式存储在电脑中的资料,包括word、pdf、jpg、mp3等各种格式数字化资料。

我将知识产权律师民事诉讼业务分为三类,第一类是个案诉讼,第二类是顾问单位诉讼,第三类是批量维权诉讼。个案诉讼是指针对单独的个人或企业所形成的诉讼,无论是代理原告还是被告,这类案件最大的特点是一案一结,其所产生的电子文档是三类诉讼业务中最好管理的。第二类是顾问单位诉讼,这类诉讼一般是自己顾问单位遭遇到的诉讼,这些诉讼的特点是主体相同,你代理的永远是顾问单位这方,但是涉及到的面比较广,既有可能是员工与顾问单位之间的劳动争议,也有可能是专利侵权诉讼,这类诉讼的管理相对来说复杂一点,第三类是批量维权诉讼,前面对于批量维权诉讼也做了一个简单的解释,这类案件的特点是诉讼数量特别多,以我目前的批量维权案件为例,数量可能达到几十个甚至过百,因此在电子文档的管理上要特别对待。

电子文档的管理首先从电子文件夹的设置和具体文档的命名开始,这两个是电子文档管理的核心,也是本文要着重介绍的。

二、电子文档如何命名

首先必须强调指出的是,这部分的电子文档命名规则不适用于批量维权类诉讼电子文档,批量维权类诉讼电子文档的命名会在后文特别介绍。

我觉得一个好的电子文档命名不能太长,也不能太短。太长不适合记忆,太短不利于查找。一个好的民事诉讼业务电子文档的命名,应当可以看出如下要素:文档产生的时间,文档涉及的诉讼(包括审级、双方当事人、以及我代理的一方)、文档的具体名称(起诉书、申请书或其他文书)。

这里我的命名方式是:日期-审级-原告wV被告-文档的具体用途。

其中日期由六位数字构成,其中年两位、月两位、日两位,审级为1(一审)、2(二审)、3(申请再审)、4(再审阶段),原告和被告为具体的当事人,V代表诉讼,w在原告后面就说明代理的是原告,w在被告后面就说明代理的是被告。

举个例子,我代理了一个原告甲诉被告乙的一审案件,我于2015年8月5日在电脑上草拟了一份word格式的起诉状,那么针对这份起诉讼状,我的具体命名如下:

150805-1-甲wV乙-起诉状

上述的命名不会在不同的案件中产生两个命名一样文档,而且关键是简单有效,通过文档名可以将这个文档的核心要素一览无遗。

针对当事人是企业的,没有必要将企业的全称都放到文档名里面,如果您代理的是南京治家股份有限公司诉苏州全满科技有限公司(这两家公司都是杜撰的),在“原告V被告”这个地方只需要写企业的字号即可,即“治家wV全满”

二、什么样的文档需要扫描

电子文档管理中很重要的一块就是纸质文档扫描件的管理,这里遭遇到的第一个问题就是什么样的纸质文档需要有扫描件,这里有一个很简单的判断原则,如果这个纸质文件以后会被反复用到,那么请做一个扫描件,并将电子版的扫描件纳入到电子文档的管理中,理由我就不多说了,打印比复印不知道节省了多少时间,虽然前期扫描也需要时间,但是那个需要的时间仅仅是复印一份材料的时间,当然如果贵单位的打印机没有批量扫描的功能则另当别论。

一般来说,个案诉讼一般不需要扫描件,除了当事人发给你的扫描件之外。扫描件最常见的是在顾问单位和批量维权诉讼。

顾问单位诉讼中,从纸质文档装卷的角度来说,需要扫描的包括:委托代理合同、顾问单位主体资料(包括营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明、法定代表人身份证)。

批量维权诉讼中,从提高工作效率的角度而言,需要扫描的包括委托代理合同、委托人主体资料(自然人为身份证,单位为营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证及身份证明)、权利资料(以专利诉讼为例,包括专利权证书、年费缴纳证明、登记簿副本)、侵权事实(一般为公证书或律师调查笔录)。

三、文件夹如何设置

1、个案诉讼文件夹如何设置

这里我以张三与王五的借贷纠纷为例结合相关图片说明一下在个案诉讼中文件夹的设置方法。

在这个案子,我代理的是王五,王五是被告,在我接受王五的委托之后,我拿到了张三起诉王五的案件材料,当然是纸质版的,我看了一下案件材料,决定先写一个简单的答辩状,我打开我的电脑,在我电脑里建立一个文件夹,如下图:

这个文件夹的名称为“150805-张三V王五w”,从这个名称可以看出,这个案子的委托时间为2015年8月5日,张三作为原告起诉王五,由于我代理的是王五,所以在王五后面加了一个小w。

打开上述这个文件夹,我又继续创建了如下这个文件夹:

很明显,这个文件夹的名称多了一个1字,说明是张三与王五纠纷的一审案件材料的文件夹,而前面的150608则表示张三在2015年6月8日法院起诉的。

在一审的文件夹里我又建立了两个文件夹,见下图,分别是“文书”和“资料”文件夹,其中文书主要是word文档,也是律师在电脑中书写各类电子版法律文书的工作文件夹,而资料文件夹则存放一些跟该案有关的电子文档,比如通话录音啥的。

打开文书文件夹,王律师建立一个word文档,将答辩状写好并将文档重新命名如下:

这样一来,个案诉讼的文件夹建立就讲解完毕了,总体来说是非常简单的,并且只需要建立三级文件夹,可以满足一个案件经过一二审电子文档的存放需求。

2、顾问单位诉讼如何建立文件夹

如前所述,顾问单位诉讼案件与个案诉讼相比,其最大的特点就是主体不变,而遭遇的案件类型则千变万化,根据我刚才所讲的原则,常用的文件一定要做扫描件,因此顾问单位诉讼文件夹的建立与个案诉讼相比仅仅也就多了一个文件夹,这个文件夹主要是用来存放顾问单位的营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证、委托代理合同、法定代表人身份证明等电子扫描件。

举个例子,南京家家科技有限公司是我的顾问单位,在我接受其委托之际,我便在我的电脑中建立如下这么一个文件夹:

这个文件夹是以顾问单位的全称命名的,在这个文件夹之下,又建立了一个资料文件夹,如果遭遇到诉讼,那么其建立文件夹的方式同前文个案诉讼的文件夹建立方式,如下图:

3、批量维权类诉讼如何建立文件夹

批量维权类案件是最复杂的,对于批量维权类案件的电子文档的管理和纸质材料的管理最好同步,这样能够大幅度节约时间,所以我这里对于批量维权类纸质文档的管理也简单做个介绍。

批量维权类诉讼管理的核心在于对案件识别号的管理,所谓案件识别号就是批量维权案件中此案件区别于彼案件的地方,一般我会用公证书的编号来作为案件识别号,或者用律师调查笔录的编号作为案件识别号,而批量维权案件电子文档命名跟前述两类诉讼最大的区别就是在于案件识别号。

举个例子,让大家更深刻地了解案件识别号,比如本人代理户外遮阳窗帘的全国性批量维权,被告数量很多,知识产权类案件一般通过公证的方式固定证据,因此前期调查阶段会形成很多公证书,每个公证书的编号都不一样,假设某个公证书编号为(2014)宁钟证经内字第1234号,那么这个编号就是案件识别号。

在具体的某个文档命名时,会用这个案件识别号进行命名,比如根据上述这个公证书所形成的起诉状,直接命名为:“(2014)宁钟证经内字第1234号-起诉状”,可能会有律师朋友认为这样的命名是不是太简单粗暴了,确实从这个命名无法看出案件的相关核心因素,但是不要着急,大家要赋予其创造性的劳动,还是以上述全国性的维权来说,可以在命名中加入区域的元素,比如“江苏-南京-江宁-(2014)宁钟证经内字第1234号-起诉状”,这样当很多起诉状放在一起的时候,某个区域自然会集中排在一起,查找起来相对方便。

由于案件识别号本身并不能看出案件的核心要素,因此必须借助前期的统计表,这个统计表将案件识别号及其所对应的被告、侵权事实进行统计,如果我们不清楚某个案件识别号所对应的侵权事实、以及被告,只要我们打开这个统计表,就能够一目了然。

因此在建立批量维权类文件夹之前,有两项工作必须要先做好,第一,确定案件识别号,第二,对案件识别号所代表的信息进行统计形成统计表。

在建立批量维权文件夹的时候,大致可以分为三大文件夹,第一个文件夹为“资料”,只放扫描件,其下分为“主体信息、权利基础、侵权事实、相关资料”。

第二个文件夹名为“文书”,只放word文档,主要包括“起诉状、申请书、调和解”。

第三个文件夹名为“统计”,只放excel文档,主要包括各类批量维权统计信息。

建好的样式如下图:

文书文件夹的设级(上图)

上述批量维权文件夹的设立,最大的好处在于可以在短时间准备诉讼材料,首先在主体信息文件夹里将原被告的主体信息找出,打印,在权利基础将原告的权利基础文件找出打印,在侵权事实文件夹里将侵权事实的证据找出打印,然后在起诉状文件夹将起诉状拟好打印,再附上授权委托书原价,一份标准程式知识产权起诉状即准备好,如果案件需要更细致些,可以将损失的相关证据和维权的合理费用放入其他资料文件夹并在准备诉讼材料的时候打印。

当然上述文件夹的设立并不是绝对,需要根据具体案情灵活变通。

和电子文档相对应的是纸质文档的管理要必须掌握如下几个要点:

1、 侵权事实的证据原件(比如公证书、律师调查笔录)单独存放

2、 授权委托书的原件单独存放

3、 已经起诉的案件仅需要起诉状并在起诉状上注明案件识别号

上述单独存放的资料建议采用活页文件袋,便于抽取和组织。

因此,批量维权案件的管理在于对于案件识别号的管理,并且由于批量维权案件经常会出现合并诉讼的情形,因此建议除了原件材料之外的其他材料都只保留电子版,方便后期诉讼材料的准备。

说明:本文原于2015年8月8日发表于我的新浪博客(http://blog.sina.com.cn/s/blog_725320060102vu55.html),现转移至本网。

 

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王晶律师

律师、专利代理人,中共党员,毕业于南京大学法学院,执业于上海市协力(南京)律师事务所!

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