• +86 19895880100
  • wangjinglvshi@qq.com

诉讼案件资料整理、装订指南

诉讼案件资料整理、装订指南

民事诉讼案件资料,特指在民事诉讼过程中发生的与案件有关的文字、图片、音频、视频资料,既包括程序性资料,如委托代理合同,授权委托书等,也包括实体性资料,如原被告双方提交的证据,那么针对一个民事诉讼案件,如何对上述材料整理归类,查找方便进而在开庭时达到一种形式美观和实质有效的双重效果呢,这是我近段时间苦苦思索的问题。

说实话,从执业伊始,我就没有认真对待民事诉讼案件资料的整理工作,以至于现在民事诉讼案件材料这里一堆,那里一堆,并且很多来不及装卷进行档案管理,随着自己执业要求的越来越高,不得不开始正面这个问题。

所谓整理,无非就是对民事诉讼文件进行归类的一个过程,一般来说,在民事诉讼过程中可能产生如下文件:

委托代理合同、委托人的主体信息(自然人为身份证复印件,法人为营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明、法定代表人身份证)、授权委托书、律师费发票、起诉状或答辩状、证据材料、法院受理材料(法院受理通知书、诉讼须知、举证通知书、廉洁监督卡、送达地址确认书、送达回证等)、法院诉讼材料(告知合议庭组成人员通知书、传票等)、对方提交的答辩状和证据、法院终结材料(民事裁定书、判决书、调解书)、律师工作文件(法律意见、代理词、庭审笔录)

第一种整理方法,就是按照民事案件装卷的要求,根据《律师业务档案立卷归档办法》第十二条的规定顺序如下:

1.律师事务所(法律顾问处)批办单;
2.收费凭证;
3.委托书(委托代理协议、授权委托书);
4.起诉书、上诉书或答辩书;
5.阅卷笔录;
6.会见当事人谈话笔录;
7.调查材料(证人证言、书证);
8.诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书;
9.承办律师代理意见;
10.集体讨论记录;
11.代理词;
12.出庭通知书;
13.庭审笔录;
14.判决书、裁定书、调解书、上诉书;
15.办案小结。

这种整理顺序是司法部1991规定的,目前依然是律所装订卷宗的标准,但是王律师认为这种整理方法只适合案件结束时候用,并不适合在案件办理过程之中,因此下面着重介绍在办案中我的第二种整理方法:即根据诉讼的地位和时间顺序,综合考虑材料的重要程度进行整理。

所谓诉讼地位,是在民事诉讼中原告、被告或者法官的三者诉讼关系,除去中立方的法官之外,律师要么就是代理原告,要么就是代理被告,因此,根据诉讼的地位来进行整理,能够很好地厘清相关法律问题及对抗关系。

从时间顺序上来讲,作为代理的一方,最先产生的诉讼资料肯定是委托手续相关的程序性文件,包括委托代理合同、委托人的主体信息及授权委托书,有时还包括律师费发票,这些材料集中反映了律师的代理权限及范围,是整个民事诉讼代理的根本性文件,一般来说,除了在可以要求律师费的案件中(比如知识产权类维权案件,律师费可以作为维权的合理费用向对方主张)委托代理合同及律师费发票可能需要作为证据外,其他文件几乎很少用到,其次就是当事人自行提交的材料,当事人自行提交的材料一般情况下律师不收原件,除非当事人有特别要求,因此这些材料一般都为复印件,这些材料在经过证据筛选后,一部分会变为证据材料,还有一部分因为缺乏关联性可能就变成了一些参考资料,这些参考材料可以和前述的程序性文件放在一起,剩下的来就是民事起诉状和证据材料,也就是整个材料中最为关键的核心,这些核心材料集中反映了律师的代理思路,因此与此相关的法律意见、代理词、质证意见均可以附在民事起诉状之后,根据上述民事诉讼资料的整理思路,笔者针对代理的一方作如下总结:

作为代理的一方可对文件进行如下分类:委托手续类文件(委托代理合同+主体信息+授权委托书+律师费发票)、当事人文件(没有作为证据提交的一些资料)、民事起诉应诉材料(起诉状或答辩状、代理意见、证据材料)

对于另一方提交的材料,一般来说包括起诉状或答辩状以及证据材料,这个时候放在一起作为一类

剩下的就是法院的材料,按照时间先后顺序进行归类即可。

再次对上述材料整理的进行一个总结:委托手续类文件+法院材料+当事人文件+民事起诉应诉材料+对方材料

上述的分类有一个好处,就是文件类别一目了然,找东西特别方便,同时也能最大程度地将文件从零规整,说白了,上述一个分类就意味着这些文件需要放在一起,那么按照我的这个整理方法,文件就得分为四份,如果再加上证据原件,那就是总共五份,这些材料如果在开庭的时候准备好,在庭审中查找相关资料就能做到从容不迫,而且按照重要程度,将重要的材料放在一起,也能够在使用频繁的状态下提高庭审效率,因为,实际上我的上述整理方式是应对庭审用的,而且分类简单,正如我经常说的简单才能有效。

说完了文件的整理,下面接着谈文件的装订,文件装订的用处不外乎以下几点:美观、整齐、便于携带,对于文件的装订我也尝试过很多方法,很难说哪种方法好哪种不好,下面简单介绍一下我经常用的几种装订文件的方法,另外特别指出的是这里的装订并不是指案件结束后对案件档案的装订,而是指在办公过程中为了使案件材料便于携带、美观、整齐,甚至有时是为了营造一种专业水准的装订。

最常见文件的装订方式就是使用订书机,这种方式非常简单易行,并且后期拆除钉子简单,便于进行最后的档案立卷,但缺点是不够美观,显得很随便。

另外一种常见的装订方式就是使用凤尾夹,这种方式也是很简单易行,而且不会对诉讼资料造成破坏,便于后期的档案立卷,易于扫描。缺点同样显得不够美观。

上述两种方法都不能适用大量诉讼资料的装订,尤其是面对上百页诉讼资料时。并且采用订书机或者凤尾夹装订之后还需要在装入档案袋中,因此更不美观。

从美观的角度出发,另外一种装订方式可能更受欢迎,那就是胶装并加印封面,这种方式的缺点对于已经胶装好的资料,后期几乎难以满足立卷的要求,除非将胶装处裁剪掉,又增添很多麻烦。与胶装类似的,可以采用资料册进行装订,但是资料册装订最大的问题是比较费时间,试想着你把几百页的纸一张张地塞到资料册的塑料袋是怎样地费时间,因此这种方式在我亲自装订了几个案件材料之后,被我严重的摈弃了,摈弃的后果就是我得把那些资料再从文件袋里抽出来,这样的画面太美我不敢看。

实际上,并没有完美的装订方法,这里的建议是用凤尾夹相对来说比较好,可以准备几种不同颜色的凤尾夹,比如红色用来代表法院文件、黄色用来代表对方资料,蓝色用来代表己方起诉应诉材料,绿色用来代表委托手续材料,这样一看颜色就知道是什么类别的材料,方便查找,并且对于比较重要的材料可以在上面贴上便利贴,更加方便查找。对于数量比较大的起诉应诉材料或者对方材料,我个人建议这个时候可以考虑再复印一份,然后进行胶装,出庭时直接携带胶装好的起诉应诉材料及其他材料,而复印的那一份留作装立卷的时候用,至于已经胶装的是不是太浪费了?王律师觉得把案件办得漂漂亮亮的才是最重要的。

关于档案袋,建议选择透明塑料的档案袋,容量比较大,而且结实,当然也可以选用律所的牛皮纸信封,这个就因人而异了。案件结束之后诉讼材料的装订还是老老实实按照《律师业务档案立卷归档办法》第十二条的规定来吧。

 

版权声明:本网未注明授权转载的文章均为王晶律师原创,未经许可不得转载,如需商业使用。

王晶律师

律师、专利代理人,中共党员,毕业于南京大学法学院,执业于上海市协力(南京)律师事务所!

Leave a Reply